Mọi quản lý bảo trì đều đối diện với yêu cầu giảm giá trị tồn kho vật tư dự phòng từ các nhà quản lý tài chính. Bởi tồn kho là tốn kém cần giảm bớt.

Để trả lời câu hỏi vì sao một vật tư cần giữ tồn kho dự phòng và mức độ quan trọng như thế nào? Người quản lý bảo trì cần đặt ra những tiêu chí rõ ràng cũng như đánh mức độ ưu tiên cho mỗi vật tư trong danh mục dự phòng an toàn.

4 tiêu chí tồn kho dự phòng

Bốn tiêu chí chủ yếu sau đây cần phải xem xét khi lập danh mục vật tư dự phòng, cồm có:

  1. Khả năng xảy ra sự cố bất thường
  2. Mức độ quan trọng của thiết bị, hoặc, yêu cầu mức độ sẳn sàng
  3. Hư hỏng có thể phát hiện sớm bằng kỹ thuật giám sát tình trạng hay không
  4. Thời gian cần thiết để mua hàng

(xem mô tả chi tiết các tiêu chí dự phòng vật tư ở link này)

3 mức độ ưu tiên

Đưa một vật tư vào danh mục dự phòng an toàn, không phải là quyết định cảm tính mà chúng ta có thể định lượng ra một con số cụ thể. Tôi có thể giúp bạn tạo một bảng tính excel đơn giản để tính điểm ưu tiên (xem ví dụ ở bảng phía dưới).

  • Với mỗi tiêu chí đánh giá nêu trên, chúng ta chia thành 3 mức: cao – khá – thấp và cho điểm tương ứng, ví dụ 3 – 2 -1.
  • Có thể cho thêm hệ số để đánh giá mức độ quan trọng khác nhau của 4 tiêu chis, ví dụ 3 – 3 – 2 – 1
  • Với phép tính tổng điểm của các tiêu chí nhân với hệ số, chúng ta có thể xếp loại được vật tư có thứ tự ưu tiên cao hay thấp. (Xem bảng dưới)

Nếu bạn không thích tính toán, bạn có thể dùng bảng chọn ở dưới đây.

Danh múc vật tư dự phòng của một nhà máy rất dài, số lượng thường là hàng ngàn vật tư khác nhau. Nhà quản lý không thể nắm được từng thứ. Chúng ta có thể tạm chia ra 3 mức độ ưu tiên để quản lý thuận tiện.

  • Mức 1: yêu cầu luôn phải có một số lượng dự phòng trong kho
  • Mức 2: phải bổ sung ngay khi sử dụng. Mức này chấp nhận một thời gian ngắn không có dự phòng
  • Mức 3: ưu tiên ngân sách, thời gian sau mức 2.