Có lẽ khi bạn vào làm, nó đã có sẵn ở đó rồi. Một ai đó nói với bạn rằng kế hoạch bảo trì phòng ngừa này phải được thực hiện đạt trên 90%. Bạn có thắc mắc vì sao phải làm những việc ấy mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi vài tháng? Chúng có ý nghĩa gì, mục đích gì?

Chương trình bảo dưỡng phòng ngừa (PM -Preventive Maintenance)- qui định một loại những công việc phải làm lại sau một khoảng thời gian- có lẽ đã được những người quản lý thiết bị đầu tiên lập ra từ khi nhà máy đi vào hoạt động 15 năm về trước.

Một kế hoạch bảo trì phòng ngừa (PM) thường được xây dựng dựa trên:

  • (1) khuyến cáo của nhà sản xuất thiết bị OEM.
  • (2) hiểu biết của người quản lý bảo trì từ kinh nghiệm của anh ấy đã học được khi làm ở nhà máy hoặc thiết bị tương tự.
  • (3) hư hỏng hay sự cố đã phát sinh khi vận hành trong quá khứ

Lưu ý rằng:

Căn cứ này có lẽ phù hợp và hoàn toàn cần thiết vào thời điểm ban đầu khi nhà máy bắt đầu sản xuất. Chưa một ai có thể hình dung được thiết bị đi vào hoạt động thực tế sẽ như thế nào, dù rằng anh ấy đã từng làm việc ở một nhà máy tương tự nhưng chắc chắn có khác công suất, khác thiết kế, hoặc vị trí ở giữa sa mạc chứ không gần biển… Vì vậy mọi hiểu biết, hoặc kinh nghiệm chỉ có giá trị tương đối để tham khảo, không đúng với nhà này, thiết bị này.

Khuyến cáo của nhà sản xuất thiết bị OEM cũng cần xem xét. Về cơ bản các công việc được in trên vài trang trong cuốn hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng thiết bị của nhà sản xuất bạn lấy được khi khui thùng thiết bị là cần được nghiêm túc xem xét thực hiện. Nhưng bạn hãy nhớ rằng thiết bị lắp trong nhà máy của bạn có thể rất đặc biết, nhiệt độ môi trường cao, độ ẩm cao, gần biển có muối, tải hoạt động cao bất thường và vô số những yếu tố ảnh hưởng đến thiết bị khác nữa.

Khuyến cáo của nhà sản xuất thường được xây dựng dựa trên hiểu biết của những kỹ sư của nhà sản xuất khi khảo sát, thống kê một loại thiết bị tương tự trong một thời gian dài, hoạt động ở một số nhà máy, ở điều khiển nhất định. Thiết bị do họ sản xuất khi đưa về nhà máy của có thể có điều kiện hoạt động hoàn toàn khác. Và rằng nếu có tương tự, thì hãy nhớ rằng các số liệu khuyến cáo như thời gian cần bảo trì cũng là con số trung bình của rất nhiều thiết bị được thống kê, nghĩa là có nhiều thiết bị hỏng trước thời hạn này, và cũng có nhiều thiết bị chạy được lâu hơn. Nhà sản xuất nhằm đảm bảo thiết bị của họ được bảo vệ tốt, thường sẽ yêu cầu chúng ta những người sử dụng phải thực hiện công việc bảo dưỡng nghiêm ngặt, khắt khe, tốn kém hơn với yêu cầu cần thiết.

Những việc được tạo ra để ngăn ngừa một sự cố (có lẽ là nghiêm trọng) trong quá khứ có thật sự có tác dụng ngăn ngừa được sự cố đó lặp lại không? Sợ hãi thường tạo ra những phản ứng phòng vệ quá đáng. Sau mỗi sự cố đã khắc phục xong là những báo cáo, những buổi họp phân tích nguyên nhân và kết luận về những người chịu trách nhiệm và những việc phải làm để ngăn ngừa cho tương lai. Những kế hoạch bảo trì phòng ngừa tốn kém, định kỳ lặp lại thường xuyên được nhanh chóng phê duyệt đưa vào chương trình bảo dưỡng tổng thể. Sau 10 năm, không ai hiểu vì sao lại làm những việc ấy, có một vài người kể lại câu chuyện cũ và khẳng định rằng phải làm như vậy mới được. Bạn tự nhận rằng đến lúc cần nghiêm túc xem xét lại kỹ lưỡng từng việc trong chương trình bảo trì phòng ngừa. Liệu rằng: Chúng có thật sự đem lại hiệu quả không? Chúng có cần thiết phải làm không? Chúng có quá thừa, lãng phí hay không? Có cách làm nào hiệu quả hơn để đạt được cũng kết quả không?