Báo cáo tổng kết năm công tác bảo trì dịp nhìn lại công việc chúng ta đã thực hiện một năm qua, những việc đã làm tốt, những khó khăn đã vượt qua, những vấn đề vẫn còn là thách thức của năm, từ đấy đề xuất những mục tiêu của năm sau. Báo cáo cho bức tranh tổng quát về tình trạng thiết bị, về công tác bảo dưỡng đã thực hiện, phân tích về chi phí năm qua và dự toán ngân sách năm sau dựa trên tình trạng thiết bị hiện tại.

Các nội dung của một báo cáo tổng kết năm của bộ phận bảo trì bao gồm:
Những việc đã làm được trong năm:

  • Những công việc lớn/dự án/ vấn đề khó khăn đã làm được
  • Những hư hỏng lặp lại nhiều lần đã khắc phục được
  • Các quy trình hướng dẫn (SOP) đã ban hành
  • Công tác đào tạo huấn luyện nâng cao tay nghề, năng lực công nhân viên

Phân tích thời gian ngừng bảo trì, sự cố/vận hành

  • Chỉ số KPI về thời gian ngừng bảo trì theo kế hoạch, ngừng sự cố so với thời gian vận hành có nhiều ý nghĩa cho công tác quản lý
  • TOP những thiết bị/cụm thiết bị tốn nhiều thời gian bảo trì,
  • TOP những thiết bị/cụm thiết bị gây ngừng máy sự cố

Phân tích chi phí bảo trì

  • Chi phí bảo trì gồm vật tư, dịch vụ, nhân lực so với định mức
  • TOP những nhóm vật tư/dịch vụ chiếm 80% chi phí
  • TOP thiết bị/nhóm thiết bị chiếm 80% chi phí bảo trì

Tồn kho dự phòng

  • Giá trị tồn kho cao/thấp so với định mức
  • Danh mục tồn kho an toàn so với yêu cầu

Kế hoạch ngân sách năm sau

  • Tổng dự toán ngân sách sử dụng cho năm sau
  • Phân bổ ngân sách cho các khu vực/bộ phận
  • Danh mục thiết bị /dịch vụ lớn cần đầu tư năm sau

Đề xuất Mục tiêu lớn năm sau

  • Từ những phân tích trên, những việc đã làm tốt, những việc còn tồn đọng chúng ta không khó khăn để đưa ra những mục tiêu cần phải làm cho năm sau
  • Mục tiêu đưa ra cần phải có các đặc điểm:
    • Có đối tượng rõ ràng, cụ thể
    • Có thể kiểm soát, có giá trị đo lường tình trạng
    • Có thời gian bắt đầu, kết thúc
    • Có tính khả thi
    • Nhất quán với, triển khai từ mục tiêu chung của nhà máy