Thay vì đưa thêm việc để làm thì PMO Tối ưu bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance Optimization) là quá trình loại bỏ bớt đi những việc đang làm nhưng không nên làm. Chúng ta nhìn vào danh sách công việc PM (bảo trì phòng ngừa/bảo trì định kỳ) xem những việc nào không tạo ra giá trị hay thậm chí có hại cần bỏ đi.

Thực hiện PMO giúp chúng ta thoát khỏi vòng lặp bảo trì thụ động – tình trạng tối mắt đuổi theo những việc phải làm hay xử lý sự cố mà không còn thời gian làm những việc giúp cải thiện tình hình tốt hơn. Đâu cũng là cơ hội để chúng ta bổ sung những việc cần làm nhưng chưa làm, hay điều chỉnh chu kỳ thực hiện cho phù hợp hơn với hiện trạng, hoặc thay đổi cách làm, thậm chí thực hiện cải tiến/thay đổi thiết kế nhằm giải quyết triệt để vấn đề một lần mà không cần tốn thời gian, chi phí cho nó nữa.

Làm gì với danh sách công việc phòng ngừa hiện có

Những việc nào cần giữ lại, việc nào nên bỏ đi. Bạn thấy rằng có một số việc được yêu cầu thực hiện lặp đi lặp lại mà không tạo ra giá trị gì và cũng không ai giải thích được rõ ràng cho bạn vì sao lại phải làm như thế. Trong đó có các việc là dựa theo khuyến cáo của nhà sản xuất; hay những PMs được sinh ra sau những sự cố xãy ra trong quá khứ.

Bạn sẽ gặp những phản đối từ quản lý hay từ những người thợ lâu năm của mình. Họ cảm thấy an tâm khi những việc đó được thực hiện như trước nay.

Bạn cần phải thực hiện một qui trình rà soát và chỉ ra những lý do hợp lý thuyết phục vì sao những việc đó không cần thiết phải làm nữa. Hãy lập thành tài liệu và sử dụng ngôn từ thuyết phục khi bạn không có đủ thông tin hoặc có thiếu sót. Sẽ có khả năng xãy ra hư hỏng thiết bị khi bạn ngừng làm một công việc nào đó. Nếu bạn đã tiến hành những đánh giá hợp lý để đưa ra quyết định đó thì những ảnh hưởng sẽ tích cực.

Bạn cũng sẽ thấy vài công việc hoàn toàn bí hiểm, bạn không hiểu vì sao nó có ở đó. Một người nào đó nhớ rằng hơn 10 năm về trước có một sự cố đã xãy ra nên công việc này được sinh ra và thực hiện đều đặn từ đó đến nay. Nếu bạn thực hiện lại phân tích sự cố và nguyên, ảnh hưởng và hậu quả của nó, bạn không tìm thấy một lý do nào để thực hiện công việc đó, bạn hãy đưa nó vào danh sách bỏ bớt đi.

Bạn cũng sẽ thấy những việc còn thiếu khi bạn nhìn kỹ vào danh sách công việc PM hiện có. Có những thiếu sót trong kế hoạch đã xây dựng ban đầu. Có thể sẽ cần bổ sung thêm những việc như kiểm tra, theo dõi tình trạng hay thay thế phục hồi định kỳ.  Bạn cần thực hiện phân tích như là RCM, FMECA để xác định những việc cần bổ sung này.

Giử lại việc tạo ra giá trị

Làm sao để xác định việc nào cần bỏ đi và việc nào giữ lại. Cái nào cần cập nhật. Chỗ nào còn thiếu sót cần bổ sung khi thực hiện PMO Tối ưu bảo trì phòng ngừa?

Đầu tiên, xác định những việc làm lãng phí thời gian, đó có thể là những việc làm không có ý nghĩa hay cho những thiết bị không quan trọng, những việc không xác định cụ thể làm những gì, hay những việc được thực hiện thường xuyên quá mức cần thiết.

Bạn có hiểu rõ mục đích của từng việc? Nó là kiểm tra lấy thông tin tình trạng thiết bị, hay sửa chữa, cân chỉnh ngăn ngừa hư hỏng, hay là gì khác? Nó có đủ thông tin hướng dẫn để thực hiện? Có cung cấp được điều gì đó để thực hiện các bước tiếp theo, hay chỉ là ghi chú vào sổ theo dõi và sẽ bị lãng quên, thậm chí một số việc còn chẳng có một ghi chú gì sau khi thực hiện.

Ví dụ, Có việc bảo trì phòng ngừa chỉ ghi đơn giản là “kiểm tra bơm”. Những việc này là vô ích. Chúng ta cần những việc tạo ra giá trị khi thực hiện chúng. Cần có những hướng dẫn cụ thể các mục kiểm tra, ghi lại các giá trị của bơm, so sánh với giá trị giới hạn trên và dưới, đưa ra những hành động khi giá trị vượt qua giới hạn. Kiểm tra trực quan, ghi lại giá trị đo trên đồng hồ.

Các giá trị đo sẽ cho nhiều lợi ích khi được lưu trử và theo dõi thay đổi theo thời gian hoặc kết hợp với những thông tin khác. Hãy chắc chắn rằng các giá trị đo được gán nhãn và lưu trử vào bảng dữ liệu trên máy tính. Những kiểm tra trực quan như nhìn, nghe, sờ, ngửi cần được lưu lại nhưng không phải dưới ghi chú tùy ý mà cần được code hóa. Hãy chắc rằng đã có hướng dẫn rõ cho người thực hiện biết phải kiểm tra cái gì và làm điều gì khi giá trị vượt quá giới hạn. Quan trọng không kém là họ phải hiểu vì sao cần phải thực hiện công việc đó và nó tạo ra được giá trị gì.  

Bài viết có tham khảo từ Mobius institute